En-tête Perspective

Les éléments visibles dans la structure dépendent de la perspective affichée. Vous pouvez vous concentrer sur quelques éléments à accomplir dans un avenir proche en utilisant la perspective À venir, effectuer vos tâches en fonction du contexte au moyen de tags ou consulter une vue d’ensemble du travail qui vous attend à travers plusieurs projets, par exemple.

Le nom de votre perspective actuelle est affiché en haut de la structure, avec le nombre total d’éléments actuellement visibles.

Anatomie d’une ligne

La structure OmniFocus est constituée de lignes qui représentent des éléments (tâches que vous capturez à l’aide d’OmniFocus) ou d’autres parties de votre structure organisationnelle, telles que les dossiers ou les tags.

Les lignes présentent toutes sortes d’informations concernant un élément, comme le projet auquel il appartient, les tags qui lui sont associés, sa date d’échéance et son état d’achèvement sous la forme de cercles d’état.

Les lignes de la structure adoptent par défaut l’option de mise en page Colonnes pour présenter les données.

L’illustration ci-dessous montre la composition d’un élément de boîte de réception contenant des informations supplémentaires sur la tâche à effectuer en adoptant la présentation par défaut Colonnes.

1. Cercle d’état : représentation visuelle de l’état d’achèvement de l’élément et d’autres attributs importants. Cliquez sur le cercle d’état d’un élément actif pour le signaler comme terminé.

2. Titre : titre de l’élément. Les titres en lettres noires correspondent généralement à des éléments réalisables ; les éléments terminés, bloqués, en attente ou parents de groupes ont un titre en lettres grises (sauf s’ils sont en retard ou à échéance proche).

3. Projet : si l’élément est associé à un projet, son emplacement dans la hiérarchie du projet est affiché à cet endroit. Comme il s’agit d’un élément de boîte de réception (et que les éléments de boîte de réception associés à des projets sont généralement nettoyés), cet élément est affiché sans projet.

4. Tags : les tags associés à l’élément apparaissent ici. Vous pouvez associer autant de tags que vous voulez à un élément ; si l’espace horizontal sur la ligne est insuffisant pour contenir tous les tags, des points de suspension sont affichés pour indiquer la présence de tags supplémentaires.

5. Dates : si l’élément possède des dates d’échéance ou de report, ces dernières sont affichées ici au moment opportun (les dates de report passées ne sont plus affichées).

6. Notes et pièces jointes, drapeau : ces icônes indiquent si l’élément comprend des notes ou des pièces jointes (l’icône est remplie si une note ou une pièce jointe est présente) et si l’élément possède un drapeau.

Lignes de projet, de dossier et de tag

En plus des attributs courants des éléments de boîte de réception, les lignes de projet, de dossier et de tag peuvent inclure toutes sortes d’autres informations utiles.

1. Icône Type de ligne : les projets, les dossiers et les tags sont accompagnés d’icônes pour vous rappeler votre perspective actuelle et le lien entre la ligne et ses voisines. Les projets sont de plus divisés en fonction de leur type : Séquentiels, Parallèles et à Actions uniques.

2. Triangle d’affichage : cliquez sur ce triangle pour réduire ou développer le dossier, le projet ou le tag afin de masquer ou d’afficher son contenu.

3. État de ligne : les projets et les tags dont l’état n’est pas Actif affichent cet état ici. Un projet peut être actif (sans icône), mais aussi en attente, terminé ou abandonné, tandis qu’un tag peut être actif, en attente ou abandonné.

4. Nombre d’éléments : nombre total d’éléments dans le projet ou le tag.

5. Résumé d’échéance : s’il y a suffisamment d’espace sur la ligne, le détail des dates d’échéance (échéance proche et retard) des éléments du projet, du dossier ou du tag est présenté ici.

6. Notes et pièces jointes, drapeau : ces icônes indiquent s’il y a des notes ou des pièces jointes associées au projet lui-même (par opposition aux éléments qui s’y trouvent) et si le projet possède un drapeau. L’état Notes, pièces jointes et avec drapeau ne peut pas être associé à des dossiers ou des tags.

Cercles d’état

Vous devez cliquer sur le cercle d’état d’un élément pour indiquer qu’il a été réalisé. Cliquez sur le cercle pour signaler l’élément comme terminé  ; cliquez dessus en maintenant la touche Option enfoncée si vous voulez le signaler comme abandonné .

Les cercles d’état fournissent également des informations importantes concernant l’élément : ce dernier peut être à échéance proche (jaune), en retard (rouge) ou signalé par un drapeau (orange). Les éléments répétitifs se distinguent par la présence de points de suspension au centre.

Si un élément présente plusieurs états, le cercle adopte plusieurs couleurs à la fois pour indiquer chacun des attributs correspondants.

Nettoyage

Lorsque vous indiquez qu’un élément est terminé en cliquant sur son cercle d’état , il se peut qu’il ne disparaisse pas immédiatement de la structure. Si vous avez configuré des éléments pour qu’ils soient nettoyés en cas de changement de perspective, ils restent affichés jusqu’à ce que vous quittiez la perspective actuelle. Vous pouvez les nettoyer manuellement en cliquant sur Nettoyer dans la barre d’outils ou en choisissant Organiser > Nettoyer (Commande-K).

Si un élément terminé ne disparaît pas même si vous avez nettoyé votre vue actuelle, vérifiez les options d’affichage de la perspective. Il se peut que l’option Afficher soit réglée sur Tous. Essayez de régler les options d’affichage sur Restantes ou Disponibles pour masquer tous les éléments terminés.

Si vous remplacez l’état d’une action par un état qui entraînerait sa disparition de la vue actuelle (par exemple, en signalant un état comme Terminé dans une perspective dont les options d’affichage sont réglées sur Disponibles) et que vous supprimez par la suite le projet ou le tag contenant cet élément, OmniFocus affiche un avertissement pour vous signaler que vous êtes sur le point de supprimer quelque chose de manière involontaire. Pour afficher ces éléments masqués, remplacez les options d’affichage actuelles de la perspective par Tous.

Regroupement d’éléments

Vous pouvez utiliser des groupes pour créer des listes d’éléments imbriquées dans la structure : il peut s’agir de groupes d’éléments de la boîte de réception ou de groupes d’actions au sein d’un projet (parfois appelés sous-projets).

Lorsque vous créez un groupe d’actions, vous créez en fait une relation hiérarchique parent-enfant entre une action et les actions qu’elle contient. Si le parent et les enfants souhaités sont des actions existantes, cette opération peut être effectuée en sélectionnant les actions destinées à devenir des enfants et :

• en les faisant glisser au-dessus de l’action parente. Cette dernière est alors sélectionnée et une ligne d’insertion verticale s’affiche en dessous ; vous pouvez alors déposer les actions enfants dessus ou

• les placer immédiatement sous l’action parente souhaitée dans la structure et sélectionner Organiser > Retrait (Commande-]).

Si l’action parente du groupe ou ses enfants n’ont pas encore été créés, vous disposez de deux autres moyens pour créer des groupes.

Pour créer un groupe à partir d’une action existante destinée à en devenir le parent :

• Créez de toutes pièces des actions enfants en choisissant Organiser > Ajouter un élément enfant (Maj-Commande-]) après avoir sélectionné l’action parente. Une nouvelle action est alors créée avec l’action sélectionnée comme parent.

Pour créer un groupe à partir d’actions existantes alors qu’il n’existe aucune action parente :

• Sélectionnez les éléments à regrouper et choisissez Organiser > Grouper (Option-Commande-G). Une nouvelle action sans titre est créée pour représenter le groupe et les éléments sélectionnés sont mis en retrait pour devenir ses enfants.

Une fois que vous avez créé un groupe, vous pouvez utiliser l’inspecteur pour changer le type du groupe et déterminer si le groupe est automatiquement terminé dès que la dernière action qu’il contient est signalée comme terminée.

Groupement de projets dans des dossiers

En plus du regroupement d’actions dans d’autres éléments, la perspective Projets vous permet de regrouper des projets connexes dans des dossiers.

Pour créer un dossier de projets, procédez de la manière suivante :

1. Sélectionnez plusieurs projets dans la barre latérale.

2. Choisissez Organiser > Grouper (Option-Commande-G). Cela a pour effet de placer les projets sélectionnés dans un dossier nouvellement créé.

3. Saisissez un nom de dossier pour remplacer l’intitulé Nouveau dossier.

4. Appuyez sur la touche Retour pour valider le nouveau nom de dossier.

Lorsque vous vous trouvez dans la perspective Projets, vous pouvez aussi choisir Nouveau dossier dans le menu Plus situé sous la barre latérale ou sélectionner Fichier > Nouveau dossier.

Options de mise en page

La disposition générale des éléments de la structure est déterminée par vos préférences Mise en page.

Vous avez principalement le choix entre deux types de mises en page :

• Une mise en page Colonnes où le titre est affiché à côté des détails d’élément de votre choix sur une seule ligne. Il s’agit du réglage par défaut.

• Une mise en page Fluide où le titre occupe la largeur de la structure et ses détails sont affichés en dessous.

La mise en page par défaut affiche des colonnes correspondant au projet, aux tags, à la date d’échéance, à l’icône de note et à l’icône de drapeau de l’élément, à côté du titre. Les modifications que vous apportez aux préférences Mise en page ont une influence sur la présentation de la structure dans toute l’application.

Si vous effectuez des modifications et vous souhaitez plus tard revenir à la mise en page par défaut, vous pouvez rétablir cette dernière en cliquant sur Réinitialiser.

Pour personnaliser davantage la disposition des éléments dans la structure, vous pouvez utiliser le sous-menu Affichage > Afficher le titre d’élément complet pour indiquer si les titres d’élément doivent être tronqués sur une seule ligne lorsqu’ils ne sont pas sélectionnés ou s’ils doivent toujours occuper plusieurs lignes si nécessaire.

Mises en page de perspective personnalisées

Avec OmniFocus Pro, vous pouvez utiliser les options d’affichage des perspectives individuelles afin de personnaliser, selon vos besoins, la mise en page de la structure pour la perspective de votre choix.

Dans les options d’affichage d’une perspective individuelle, choisissez un réglage de mise en page autre que l’option Utiliser les préférences pour remplacer la mise en page par défaut de cette perspective par la mise en page Fluide ou l'ensemble de colonnes de votre choix.